Kỹ năng quản trị dự án Phần 1: Quản lý Truyền thông

Kỹ năng quản trị dự án Phần 1: Quản lý Truyền thông

Quản lý truyền thông (Communication Management)

Kỹ năng quản trị dự án Phần 1: Quản lý Truyền thông

Kỹ năng quản trị dự án Phần 2: Quản lý Rủi ro

Kỹ năng quản trị dự án Phần 3: Quản lý Phạm vi

Kỹ năng quản trị dự án Phần 4

Kỹ năng quản trị dự án Phần 5

Kỹ năng quản trị dự án Phần 6

Kỹ năng quản trị dự án Phần 7

Kỹ năng quản trị dự án Phần 8

 

Truyền thông (chia sẻ thông tin) thông suốt trong dự án rất quan trọng. Ngay cả khi không có gì để báo cáo, bạn vẫn cần khẳng định rằng không có gì để báo cáo hơn là để mọi người tự suy đoán. 

Truyền thông phải làm cho mọi người thay đổi thói quen cũ, hiểu và chuyển sang hình thức làm việc theo quy trình, báo cáo và tất cả đều phải thể hiện bằng văn bản, rõ ràng.

Một số nhân viên cần nhiều thời gian để thích ứng với thay đổi hơn với những người khác. Do đó, Quản lý dự án (PM) nên truyền tải thông tin về dự án ngay từ lúc đầu và cập nhật thường xuyên để mọi người hiểu rõ hoạt động của dự án;

Nếu Truyền thông không hiệu quả sẽ gây ra sự hiểu lầm giữa các bên tham gia dự án, ngay cả giữa nội bộ dự án. Mọi người sẽ cho rằng mọi chuyện đang diễn ra tồi tệ và không biết chuyện gì đang xảy ra. Ngoài ra nếu không truyền thông, người dùng sẽ không kịp thay đổi thói quen và sẽ phát sinh nhiều tư tưởng chống đối, chán nản khi phần mềm đi vào hoạt động.

Đào tạo cho mọi nhân viên liên quan (kể cả những người không tham gia trực tiếp dự án) đến thay đổi liên quan đến công việc của họ thực sự cần thiết và cần đào tạo kỹ hướng dẫn sử dụng phần mềm trong suốt quá trình triển khai.

Vậy để quản lý truyền thông hiệu quả, PM cần phải làm những việc sau:
- Xác định stakeholder (là tất cả những ai tham gia dự án bao gồm tổ chức, cá nhân, những người tham gia dự án trực tiếp hoặc gián tiếp vào dự án, những người có lợi ích từ dự án, những người ảnh hưởng và chịu ảnh hưởng, tác động của dự án...). Việc xác định stakeholder cần xác định sớm ngay giai đoạn chuẩn bị dự án và liên tục cập nhật stakeholder phát sinh mới. Xác định stakeholder đi kèm với việc xác định yêu cầu, lợi ích, mong đợi, thái độ, vị trí, quyền lực, mức độ ảnh hưởng của stakeholder. 
- Lập kế hoạch quản lý truyền thông: để biết Ai cần gì? Khi nào? Làm như thế nào để truyền tải thông tin?
- Phân phối thông tin: Có những kênh thông tin sau. Kênh thông tin nội bộ đội dự án. Kênh thông tin với toàn bộ stakeholder, Kênh thông tin trong toàn công ty. Lưu ý lựa chọn cách phân phối thông tin phù hợp với nội dung: thông qua web, trang tin nội bộ, hội họp, email, bandroll, standee, bản tin....
- Quản lý mong đợi của stakeholder và có biện pháp phản ứng kịp thời.

Tag: Kỹ năng quản trị dự án, Quản lý Rủi Ro, Quản lý Chi phí, Quản lý Chất lượng, Quản lý Truyền thông, Quản lý Tích hợp, Quản lý Mua hàng, Quản lý Tiến độ, Quản lý Nguồn lực, Quản lý Thời gian, Quản lý Phạm vi

T-H elearning.com.vn

Số lượng truy cập: 4029