Kỹ năng quản trị dự án Phần 3: Quản lý phạm vi

Quản lý phạm vi (Scope Management)

Quản lý phạm vi (Scope Management)

Kỹ năng quản trị dự án Phần 1: Quản lý Truyền thông

Kỹ năng quản trị dự án Phần 2: Quản lý Rủi ro

Kỹ năng quản trị dự án Phần 3: Quản lý Phạm vi

Kỹ năng quản trị dự án Phần 4

Kỹ năng quản trị dự án Phần 5

Kỹ năng quản trị dự án Phần 6

Kỹ năng quản trị dự án Phần 7

Kỹ năng quản trị dự án Phần 8

 

 

Quản lý phạm vi (Scope Management) bao gồm các nội dung sau:

1. Collect Requirement (Thu thập các yêu cầu)
Các yêu cầu là các tiêu chí chính để nghiệm thu dự án. Xác định yêu cầu chi tiết, cụ thể ngay từ đầu triển khai dự án sẽ giúp cho quá trình nghiệm thu dự án thông suốt về sau. Thực tế triển khai ở một số dự án phần mềm, Quản trị dự án thường gặp 2 (hai) lỗi phổ biến sau:
- Quản trị dự án không xác định được hết (bỏ sót) các yêu cầu của doanh nghiệp, của người dùng, đặc biệt là các yêu cầu ẩn mà tôi gọi là các mong đợi (expectation)  và lợi ích thực sự của người dùng (xem lại bài chia sẻ  Kỹ năng quản trị dự án Phần 1 Quản lý Truyền thông
- Không thiết lập được một thỏa thuận ghi nhớ về danh sách yêu cầu giữa hai bên hoặc không có được sự hiểu biết giống nhau về các yêu cầu với khách hàng (mỗi bên hiểu một kiểu)
Đây là 2 lỗi nghiệm trọng có thể dẫn tới khả năng dự án kéo dài, khách hàng không nghiệm thu dự án. Thậm chí có trường hợp phải xác định lại các yêu cầu và triển khai lại dự án từ đầu.
 
Kết quả đầu ra  của  thu thập yêu cầu là 1 danh sách các yêu cầu, trong đó cần xác định các yêu cầu có độ ưu tiên cao.
 
2. Define Scope (Xác định phạm vi)
Pham vi được xác định từ những nguồn sau:
- Các mục tiêu dự án cần đạt được
- Phạm vi các chức năng sản phẩm phần mềm cần đạt được
- Tất cả các giới hạn (Limit.), Restrictions, các giả định (Assumptions) của dự án nếu có
- Tài liệu/sản phẩm bàn giao và tiêu chí nghiệm thu (Project deliverables and acceptance criteria)
- Danh sách các yêu cầu 
 
Kết quả đầu ra của quá trình xác định phạm vi là Tài liệu Scope Statement
 
3. WBS (work breakdown structure)
Quản trị dự án và đội dự án có thể xây dựng WBS ngay sau khi xác định xong phạm vi (Define Scope) 
Để có thể xây dựng WBS, Quản trị dự án và team cần phải
- Nghiên cứu kỹ Scope Statement
- Liệt kê các Tài liệu/sản phẩm bàn giao 
- Chia nhỏ các Tài liệu/sản phẩm bàn giao  thành các sub-deliveriables/work package đến khi đạt được các yếu tố (Workload có thể dự toán được, chi phí có thể dự toán được, có thể giao cho 1 người hoặc 1 nhóm thành viên đội dự án đảm nhận, tiêu đề của work package dễ hiểu và rõ ràng với toàn đội dự án)
 
4. Verify Scope (Xác nhận lại phạm vi)
- Đảm bảo các Tài liệu/sản phẩm bàn giao được nghiệm thu theo đúng kế hoạch
- Cần văn bản xác nhận các tiêu chí nghiệm thu từ khách hàng
- Ghi nhận các lỗi xảy ra trong quá trình triển khai với mô tả đơn giản, dễ hiểu
- Đánh giá các lỗi do xác định thiếu yêu cầu hay do khách hàng đưa ra yêu cầu mới.
- Sửa lỗi và yêu cầu nghiệm thu lại
- Trao đổi với khách hàng về các lỗi do việc thay đổi yêu cầu từ phía khách hàng. Đặc biệt là các yêu cầu phát sinh khôn có trong Scope. Thuyết phục khách hàng để đến giai đoạn sau nếu yêu cầu thay đổi không phải là legal hoặc thực sự chỉ bổ sung thêm chức năng từ nhu câu của 1 người dùng. Nếu yêu cầu phát sinh là legal và khách hàng thực sự muốn thay đổi, nhấn mạnh với khách hàng về khả năng có thể tống chi phí, nguồn lực và chậm deadline do thay đổi gây ra. Yêu cầu khách hàng có văn bản chính thức mô tả chi tiết yêu cầu thay đổi. PM và team đưa vào danh sách thay đổi để quản lý.
 
5. Control Scope (Kiểm soát phạm vi)
- PM cần phải kiểm tra liên tục dự án có đạt đúng tiến độ, và các các Tài liệu/sản phẩm bàn giao có đạt được kế hoạch về thời gian không.
- PM cần phải dự báo được những thay đổi có thể xảy ra và ảnh hưởng của nó tới phạm vi dự án. Đồng thời đưa ra kế hoạch khắc phục kịp thời.
- Nếu dự án không triển khai đúng kế hoạch do các thay đổi phát sinh từ phía khách hàng, PM cần đưa hành động để xử lý thay đổi và nhận dạng các thay đổi nào là không khả thi. 
- Đảm bảo các thay đổi phải follow quy trình quản lý thay đổi và được ghi nhận trong tài liệu Change Request Management
- Cập nhật các tài liệu bị ảnh hưởng do thay đổi gây ra

 

Tags: Kỹ năng quản trị dự án, Quản lý Rủi Ro, Quản lý Chi phí, Quản lý Chất lượng, Quản lý Truyền thông, Quản lý Tích hợp, Quản lý Mua hàng, Quản lý Tiến độ, Quản lý Nguồn lực, Quản lý Thời gian, Quản lý Phạm vi

T-H elearning.com.vn

Số lượng truy cập: 3733