Kỹ năng quản trị dự án phần 4: Quản lý thời gian

Kỹ năng quản trị dự án phần 4: Quản lý thời gian

Kỹ năng quản trị dự án Phần 1: Quản lý Truyền thông

Kỹ năng quản trị dự án Phần 2: Quản lý Rủi ro

Kỹ năng quản trị dự án Phần 3: Quản lý Phạm vi

Kỹ năng quản trị dự án Phần 4: Quản lý Thời gian

Kỹ năng quản trị dự án Phần 5

Kỹ năng quản trị dự án Phần 6

Kỹ năng quản trị dự án Phần 7

Kỹ năng quản trị dự án Phần 8

 

Để quản lý thời gian khi triển khai dự án hiệu quả, PM cần

1.       Define Activities:  Activity là những công việc cần phải thực hiện để tạo ra các sub-deliverables/work packages

Để xác định activity cần:

·         Dựa trên sub-deliverables/work packages

·         Liệt kê đầy đủ thông tin về các activity có liên quan tới nhau

·         Mỗi activity cần được gán trách nhiệm cho 1 người  hoặc một nhóm

·         Match thời gian tiêu tốn cho từng activities cùng với chi phí nhân công phải bỏ ra và báo cáo trong cuộc họp dự án hàng tuần.

Lưu ý:

a.       Nếu activity hoàn toàn mới so với team hoặc có độ rủi ro cao, PM cần chia nhỏ activity thành các sub-activites, gán sub-activities với sub-deliverables/work packages nhằm xác định chi phí ngày công cho chính xác và giao cho các chuyên gia chịu trách nhiệm đối với các activities này.

b.      Review lại WBS mỗi khi có một hoạt động thay đổi trong suốt thời gian triển khai dự án

 

2.       Sequece Activities (Các Các activity có liên quan tới nhau)

Mối quan hệ phụ thuộc giữa các activities (logical relationship/ dependency) thường là

-          Mối quan hệ phục thuộc bắt buộc (Mandatory or hard dependency):  Ví dụ: Phải xây nhà xong mới có thể tiến hành thiết kế nội thất

-          Mối quan hệ phục thuộc có thể lựa chọn (Discretionary or soft dependency): Ví dụ: Có thể chọn hoạt động  sơn nhà trước rồi đến lát nền hoặc ngược lại.

-          Mối quan hệ phục thuộc từ bên ngoài: Ví dụ: Phải xin giấy phép xây dựng từ cơ quan quản lý nhà nước trước mới được phép tiến hành xây dựng

4 Mối quan hệ phụ thuộc: FS, SS, FF, FS

 

Để sequence activities, phương pháp hay được PM sử dụng nhất là phương pháp vẽ sơ đồ (PDM: Precedence Diagramming Method)

-          Liệt kê các activities thành activities list

-          Xác định mối quan hệ phụ thuộc của các activities

-          Mỗi activities được thể hiện bằng 1 hình chữ nhật có mô tả ngắn gọn rõ rang

-          Kết nối các activities dựa trên mối quan hệ bằng một mũi tên

-          Kiểm tra xem liệu có 2 hay nhiều activities có thể làm song song

-          Sử dụng Lead và Leg

+ Lead: là lượng thời gian mà successor  (activities xảy ra  trước) có thể bắt đầu trước dependency ( mối quan hệ phụ thuộc): Ví dụ: Việc lập trình có thể bắt đầu mà không cần đợi hoàn thiện mô tả kỹ thuật

+ Leg: là lượng thời gian mà successor  (activities xảy ra  trước) phải chờ dependency ( mối quan hệ phụ thuộc): Bê tông đổ trần cần 10 ngày khô ráo trước khi có thể xây tường lên trên.

 

3.       Estimate Activities Resources (Dự toán các nguồn lực)

-          Đối với nguyên vật liệu thì rất dễ dàng: Tạo danh sách các nguyên vật liệu bằng cách xem các yêu cầu đầu vào của từng  activity hoặc work package

-          Đối với con người: thì cần làm theo 3 bước:

+ Xác định  nhu cầu:

Nhận dạng các kỹ năng cần thiết để thực hiện activity

Đánh trọng số xác định mức độ quan trọng của từng kỹ năng  và lọc các kỹ năng bắt buộc phải có  

+ Xác định những ứng viên tiềm năng cho đội dự án

Nếu có sự quan biết và am hiểu kỹ năng của thành viên thì rất dễ dàng.

Trường hợp tuyển mới hoặc lấy người của phòng ban khác: PM cần phải phỏng vấn các ứng viên và trao đổi trưởng bộ phận quản lý trực tiếp nhân viên để xác nhận ứng viên có kỹ năng và có kinh nghiệm không. Đây là công việc nhạy cảm, và thường cũng có rủi ro nhất định.

 

+ Match nhu cầu với ứng viên

 

Một số lưu ý khi Estimate Activities Resources

-          Xem background của ứng viên

-          Chỉ cần xác định loại nguồn lực, kỹ năng và số lượng, không cần xác định tên nguồn lực

-          Xem xét các ngày lễ, ngày nghỉ và thảo luận với từng các nhân về lịch nghỉ riêng của họ

-          Các vấn đề khác cần lưu ý: Ngôn ngữ, chi phí đi lại, khung giờ khác biệt

 

4.       Estimate Activities Duration

Các phương pháp PM hay sử dụng: (Analogous estimating (Top down), Parametric estimating (Bottom Up) , PERT (Program Evaluation and Review Technique)

                Hầu hết các activities đều dựa trên effort vì vậy cần lưu ý:

-          Dự toán effort với giả định nguồn lực đầy đủ và có chất lượng

-          Dự toán phải được thực hiện bởi thành viên hiểu rõ về activities. PM chỉ bổ sung thông tin cần thiết

-          Xác định phương pháp dự toán

-          Ghi nhận những giả định khi dự toán làm cơ sở review về sau

-          Mỗi một dự toán cho activities cần có dung sai +-10% (phòng trước hợp các rủi ro xảy ra). Thực tế triển khai  Dự án cho thấy, dự toán chỉ chính xác 70%. Vì vậy tốt nhất PM nên dự toán cho mỗi activities có dung sai +-20% là hợp lý

-          Dự toán thời gian triển khai cho từng activities là 1 quá trình lặp và có thể thay đổi theo thời gian và tùy vào nguồn lực.

 

5.       Develop Schedule

Project schedule là tài liệu liệt kê các activities (có mối quan hệ phụ thuộc) và các nguồn lực liên quan gắn với thời gian để hoàn thiện các activities

Có các loại Project Schedule sau:

-          The Milestone Schedule: Các mốc dự án quan trọng

-          The summary schedule: Schedule tổng quan để báo cáo với cán bộ cấp cao

-          The detailed schedule:  Schedule chi tiết chia sẻ với toàn đội dự án

Critical path (Đường găng) trong project schedule là thời gian tối thiểu dự án cần triển khai. 1 dự án có thể có nhiều đường găng. Và nếu các activities trong đường găng không hoàn thành đúng kế hoạch thì nếu không có biện pháp khắc phục kịp thời, khả năng dự án sẽ kéo dài hơn so với dự tính.

Project Schedule phải được làm tối ưu dựa trên các mục tiêu dự án

6.       Control Schedule

Nguyên tắc  chính khi kiểm soát schedule

-          Tập hợp dữ liệu dự án

-          So sánh dữ liệu với các project baseline,

-          Báo cáo trạng thái và đưa ra hành động xử lý khi có sự chênh lệch về thời gian

-          Kiểm soát schedule hàng tuần

-          Không chấp nhận các câu trả lời chung chung “tôi đang theo đúng tiến độ”

-          Trường hợp một activities bị kéo dài, cần dành thời gian kiểm tra tiến độ và bổ sung nguồn giữ deadline (một số trường hợp có thể yêu cầu làm thêm giờ)

 

T-H elearning.com.vn

Số lượng truy cập: 2984